TUGAS
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Tentang
Resume Materi Siap Ujian Tengah Semester
Dosen
H. Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum
19700212 199802 1 001
Oleh
CHARISMA TRI MULYA
1106449
SIM Rabu Jam 13.20
ILMU
ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS
ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS
NEGERI PADANG
2013
A. SIM Pada Media Internet dan
Jaringan Telekomunikasi dan Komunikasi Data
- Komunikasi Data
Komunikasi data adalah proses pengiriman informasi
diantara dua titik menggunakan kode biner melewati saluran transmisi dan
peralatan switching dapat terjadi antara komputer dengan komputer, komputer
dengan terminal atau komputer dengan peralatan. Komunikasi data merupakan
gabungan dari teknik telekomunikasi dengan teknik pengolahan data.
Secara sederhana, komunikasi data merupakan suatu
bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau
pemindahan data dan informasi diantara computer computer dan piranti-piranti
yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data.
Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data
merupakan bagian vital dari suatu masyarakat informasi karena sistem ini
menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat
berkomunikasi satu sama lain.
Data
yang dimaksud disini adalah sinyal-sinyal elektromagnetik yang dibangkitkan
oleh sumber data yang dapat ditangkap dan dikirimkan ke terminal-terminal
penerima. Yang dimaksud terminal adalah peralatan untuk terminal suatu data
seperti disk drive, printer, monitor, papan ketik, scanner, plotter dan lain
sebagainya.
Salah satu alasan diperlukannya suatu
teknik komunikasi data antar komputer satu dengan komputer atau terminal yang
lain adalah sebagai berikut : “Adanya distributed
processing , ini mutlak diperlukan jaringan sebagai sarana pertukaran
data. Transaksi sering terjadi pada suatu lokasi yang berbeda dengan lokasi
pengolahan datanya atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga
data perlu dikirim ke lokasi pengolahan data dan dikirim lagi ke lokasi yang
membutuhkan informasi dari data tersebut”.
Suatu
organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data dari suatu
lokasi pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan mengirimkan data ke
lokasi pengolahan lain yang kurang atau tidak sibuk.
Adapun
tujuan dari komunikasi data adalah sebagai berikut :
·
Memunkinkan
pengiriman data dalam jumalh besar efisien, tanpa kesalahan dan ekomis dari
suatu tempat ketempat yang lain.
·
Memungkinkan
penggunaan sistem komputer dan perlatan pendukung dari jarak jauh (remote
computer use).
·
Memungkinkan
penggunaan komputer secara terpusat maupun secara tersebar sehingga mendukung
manajemen dalam hal kontrol, baik desentralisasi ataupu sentralisasi.
·
Mempermudah
kemungkinan pengelolaan dan pengaturan data yang ada dalam berbagai mcam sistem
komputer.
·
Mengurangi waktu
untuk pengelolaan data.
·
Mendapatkan da
langsung dari sumbernya.
·
Mempercepat
penyebarluasan informasi.
Berdasarkan
bentuk-bentuk penerapannya sistem komunikasi data dapat berupa beberapa
model, yakni :
- Sistem
Komunikasi Off-Line
Offline
Communication System adalah suatu sistem pengiriman data melalui fasilitas
telekomunikasi dari satu lokasi ke pusat pengolah data, tetapi data yang
dikirim tidak langsung diproses ke CPU (Central Processing Unit).
- Sistem
Komunikasi On-Line
Online
Communication System dapat berbentuk :
- Realtime System
Sistem Real
Time merupakan suatu sistem pengolahan data yang membutuhkan tingkat
transaksi dengan kecepatan tinggi. Hal ini mengingat bahwa kebutuhan transaksi
harus diperoleh pada saat yang sama, sebagai bagian dari pengendalian sistem
secara keseluruhan.
Sistem ini memungkinkan untuk
mengirimkan data ke komputer pusat, diproses di komputer pusat seketika pada
saat diterima dan kemudian mengirimkan kembali hasil pengolahan ke pengirim
data saat itu juga.
Sistem realtime ini juga
memungkinkan penghapusan waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data dan
distribusi data. Dalam hal ini berlaku komunikasi dua arah, yaitu pengiriman
dan penerimaan respon dari pusat komputer dalam waktu yang relatif cepat. Penggunaan
sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain, dan pemrograman,
hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau
database yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya peralatan yang digunakan
sebagai database
- Batch
Processing System
Batch
Processing System merupakan teknik pengolahan data dengan menumpuk data
terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam kelompok-kelompok
yang disebut batch. Jadi pada dasarnya, sistem ini akan memproses suatu data
setelah data itu terkumpul atau tertumpuk telebih dahulu.
Setiap batch ditandai dengan identitas tertentu serta informasi
mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Sistem tumpuk
ini merupakan system pengolahan data yang paling tua meskipun juga paling
populer dibanding dengan sistem yang lainnya. Dalam sistem batch ini,
setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke dalam file-file input yang bisa
terbaca komputer.
Pendekatan
sistem ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data besar sehingga
diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah. Model ini
juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan akses secara
langsung dari waktu ke waktu melainkan adalah tingkat periode.
- Time
Sharing System
Time
Sharing System adalah suatu teknik penggunaan online sistem oleh beberapa
pemakai. Disebabkan waktu perkembangan proses CPU semakin cepat, sedangkan alat
input/output tidak dapat mengimbangi kecepatan dari CPU, maka kecepatan dari
CPU dapat digunakan secara efisien dengan melayani beberapa alat I/O secara
bergantian.
- Distributed Data Processing
System
Distributed Data Processing
System merupakan bentuk yangsering digunakan sekarang sebagai
perkembangan time sharing system. Bila beberapa sistem komputer yang bebas
tersebar yang masing-masing dapat memproses data sendiri dan dihubungkan dengan
jaringan telekomunikasi, maka istilah time sharing sudah tidak tepat
lagi. Distributed Data Processing System dapat didefinisikan sebagai
suatu sistem komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan
dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan setiap komputer mampu memproses
data secara mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain
dalam suatu sistem. Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari
komputer pusat dan mempunyai simpanan luar sendiri dan dapat melakukan
pengolahan data sendiri. Pekerjaan yang terlalu besar yang tidak dapat diolah
di tempat sendiri, dapat diambil dari komputer pusat.
Dalam
proses komunikasi data dari satu lokasi ke lokasi yang lain, harus ada minimal
3 unsur utama sistem yaitu sumber data, media transmisi dan penerima. Andaikan
salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak dapat dilakukan.
- SIM Pada Media Internetan dan
Jaringan Telekomunikasi
Jaringan
telekomunikasi terdiri atas tiga bagian utama, yaitu :
1.
Perangkat Transmisi
Perangkat transmisi bertugas menyampaikan informasi
dari satu tempat ke tempat ke tempat lain. Media transmisinya dapat berupa
kabel, serat optic maupun udara, tergantung jarak dari tempat-tempat yang
dihubungkan serta tergantung pada beberapa banyak tempat yang saling
dihubungkan.
2.
Perangkat Penyambungan
Perangkat penyambungan bertugas agar pemakai dapat
menghubungi pemakai lain sesuai dengan yang diinginkannya. Perangkat
penyambungan tersebut masih menggunakan system manual bila diperlukan seorang
operator yang bertugas menyambungkan pemakai dengan pemakai lain yang
diinginkannya.
3.
Terminal
Terminal adalah peralatan yang bertugas merubah
sinyal informasi asli (suara manusia atau lainnya) menjadi sinyal elektrik,
elektromagetik atau cahaya.
Perangkat dan media transmisi sebagai penghubung
antara perangkat penyambungan dengan terminal disebut sebagai JARLOKAT
(Jaringan Lokal Akses Tembaga).
Media internetan merupakan bentuk penyaluran jaringan
telekomunikasi untuk dipergunakan bagi pemakainya dalam hal pencarian informasi
yang diinginkan, baik dalam bentuk suara, gambar maupun campuran audio-visual. Secara
sederhana, media internetan merupakan wadah bagi jaringan telekomunikasi untuk
mengaplikasikan segala komponen yang dimilikinya sehingga memiliki tujuan dan
fungsi yang dapat dimanfaatkan oleh manusia.
Media internetan pada dasarnya dikenal dengan social
media yang dapat kita temui dalam berbagai model dan spesifikasi fungsi.
Contohnya saja media internetan yang difungsikan untuk menjalankan berbagai
kegiatan terkait penggunaan jaringan telekomunikasi yang tentunya melalui
system online. Mozilla firefox misalnya, dapat dipergunakan untuk browsing,
maupun menjalankan beberapa aplikasi social media seperti twitter, facebook,
youtube dan lainnya.
Namun seiring berkembangnya zaman, social media
disediakan dengan tampilan tersendiri dan terfokus pada fungsi sosialnya,
contohnya penggunaan twitter ataupun facebook hanya terfokus pada lingkup yang
mereka punya bukan mencakup browsing seperti Mozilla firefox dan lainnya.
Pesatnya perkembangan media internetan dan jaringan
telekomunikasi kini, dikarenakan semua orang bisa memilki media sendiri.
Seorang pengguna media internetan dan jaringan telekomunikasi dengan bebas bisa
mengedit, menambahkan, memodifikasi baik tulisan, gambar, video, grafis dan
berbagai model content lainnya.
Semakin kompleksnya kegiatan yang dilakukan akan
mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu system. Pada
dasarnya apapun bentuk kegiatan yang dilakukan sangat membutuhkan tersedianya
informasi. Oleh karena itu, campur tangan SIM pada media internetan dan
jaringan teleomunikasi sangat diperlukan. Hal ini dikarenakan dengan penggunaan
SIM, suatu informasi dapat disampaikan secara sistematis sehingga mudah
dimengerti. Dengan adanya SIM menjadikan terciptanya inovasi baru bagi
penggunaan media internetan dan jaringan telekomunikasi, dalam artian informasi
yang diperoleh dari media internetan dan jaringan telekomunikasi dapat
disajikan dalam bentuk yang simple, padat, tepat sasaran dan mudah
dimengerti. Dapat
dipahami bahwa SIM pada media internetan dan jaringan telekomunikasi sangatlah
diperlukan karena memiliki hakikat yang saling membutuhkan dalam menjalankan fungsinya.
B. Kendala Penerapan SIM
Pada Organisasi Pemerintah dan Organisasi Pemeritah Daerah
I.
Pada Organisasi Pemerintah
Walaupun sudah lebih 20 tahun Sistem Informasi dikenal di
Indonesia, implementasi di organisasi pemerintah (baik pusat maupun daerah)
relatif masih rendah dibandingkan dengan sektor swasta .Hal tersebut disebabkan
selain karena adanya hambatan di dalam birokrasi, yaitu mulai dari UU,
kebijakan pusat dan daerah, sampai pada organisasi dan tata kerja yang tidak
mudah untuk diubah atau disempurnakan, juga karena keterbatasan yang dimiliki
pada organisasi pemerintah mendorong implementasi sistem informasi sesuai
dengan batasan yang ada.
Berbeda dengan kondisi di kantor pemerintah, implementasi
sistem informasi di sektor swasta tidak memiliki hambatan yang berarti,
sehingga lebih mudah melakukan penyesuaian di dalam pemanfaatan sistem
informasi. Bagi sektor swasta, sistem informasi serta business process
reengineering dimanfaatkan untuk mencari solusi yang optimal di dalam
meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja. Berdasarkan pengalaman dan
pengamatan selama ini, masih rendahnya implementasi sistem informasi pada
organisasi pemerintah disebabkan antara lain karena:
- Belum adanya satuan kerja di suatu organisasi pemerintah
yang secara struktural bertanggungjawab di dalam pembangunan dan
pengembangan sistem informasi
- Keterbatasan di dalam penguasaan sistem informasi
diatasi dengan suatu solusi yang “IT oriented” sehingga berakibat
berkembangnya pulau-pulau sistem informasi;
- Rancangan sistem informasi berkembang secara parsial
sesuai dengan kebutuhan masing-masing entitas organisasi pemerintahan
(satuan kerja), sehingga sulit untuk diintegrasikan;
- Sistem informasi dilaksanakan secara mandiri di
masing-masing satuan kerja tanpa adanya koordinasi sistem informasi antar
satuan kerja, termasuk membangun informasi yang bukan menjadi tanggung
jawab satuan kerja pembangun sistem;
- Data dan informasi yang dibuat dan berada di luar
kewenangan/tupoksi suatu satuan kerja/lembaga tidak dapat dijamin keakuratan
dan tanggungjawab kelayakannya, sehingga akan menjadi suatu area yang
berisiko tertinggi;
- Belum terbangunnya budaya bekerja dengan suatu pola
yang saling terintegrasi di lingkungan organisasi pemerintah;
- Keterbatasan kemampuan sumberdaya manusia untuk
pengelolaan sistem informasi.
Pelaksanaan sistem informasi pada organisasi pemerintah dapat
diselenggarakan jika:
a.
Ada suatu
proses kerterbukaan serta manajemen data dan informasi yang tertib serta
terencana;
b.
Birokrasi tidak lagi menjadi suatu hambatan;
c. Pembangunan sistem informasi dikembalikan pada tupoksi
masing-masing organisasi satuan pemerintahan;
d. Perlu dibuat
suatu strategi dan kebijakan pendukung agar sistem informasi dapat diselaraskan
dengan birokrasi yang ada di sektor swasta;
e. Perlu peningkatan sumberdaya manusia;
f. Perlu adanya change management di lingkungan organisasi
pemerintahan.
II. Kendala Penerapan SIM Pada
Penerapan Organisasi Pemerintah Daerah
Secara teknis beberapa kendala yang masih dihadapi oleh
sebagian organisasi pemerintah daerah ialah:
a. Belum adanya dokumentasi mengenai bagan arus ringkasan (summary
flow chart) yang memperlihatkan aliran/arus data sejak data mentah sampai
dengan informasi tercetak. Persoalan ini kelihatannya sederhana, tetapi
terkadang bias menyulitkan pihak manajer dalam mengawasi arus informasi yang
terdapat dalam organisasi yang dipimpinnya.
b. Lemahnya
Data Management Systems. Ini terbukti dari belum adanya standar operasi
yang baku, munculnya ekses overflow reporting, redundancy yang tidak
efisien dan sebagainya.
c. Prosedur untuk melihat data secara
incidental masih terlalu lama, ini disebabkan karena banyak Kantor PDE yang
tidak menggunakan system database relasional yang lebih efisien sehingga direct
access sulit dilakukan.
d. Tata-ruang perkantoran masih kurang memadai. Ruang untuk
kegiatan-kegiatan ketatausahaan (tulis-menulis), operasi computer, atau
penyortiran data masih bercampur-baur sehingga pekerjaan menjadi kurang
sistematis.
e. Untuk perawatan mesin atau perangkat keras, organisasi
masih menggantungkan diri kepada pihak pemasok dengan system kontrak pertahun.
Akibatnya kalau ada kerusakan-kerusakan teknis, sekalipun sangat sederhana,
tidak bisa segera diatasi sendiri oleh para pegawai.
Permasalahan lain yang tida kalah pentingnya ialah kurang
lancarnya pemasukan data. Proses data entry sangat menentukan
kelangsungan proses-proses pengolahan berikutnya. Apabila sejak awal pengisian
data tidak lancar dan tidak akurat, maka pekerjaan untuk mengoreksi data akan
bertambah panjang, data sorting akan lamban, dan akhirnya tujuan
organisasi PDE untuk menghasilkan informasi tepat pada waktunya tidak akan
tercapai. Dengan demikian masalah-masalah pemasukan data ini timbul karena:
- Kurangnya pengertian dan
kesadaran dari pihak konsumen sebagai pengisi data. banyak pengisi data
yang tidak sadar bahwa data yang akan dimasukkan ke dalam computer harus
memiliki format dan prosedur yang pasti untuk menghindari kesalahan
pengisian data.
- Belum meluasnya computerized
minded di antara para pemakai data maupun para pengelola data sendiri
di dalam organisasi-organisasi pemerintah.
- Lemahnya system informasi di
dalam organisasi pengolahan data sendiri. Ini menyangkut masalah-masalah
administrative dan operasional seperti bagaimana menangani volume data
yang besar, membuat formulir isian data yang optimal, menentukan jumlah
macam data yang dibutuhkan secara tepat, menentukan standar operasi,
mengembangkan system input dan output, dan sebagainya.
C. Pengendalian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
a. Pengertian
Pengendalian
Pengendalian
menurut Hansen & Mowen adalah
proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja
sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya
berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Suatu
organisasi juga harus dikendalikan jalannya. Hal ini dilakukan untuk menjamin
aktivitas yang dilakukan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan organisasi.
Suatu sistem pengendalian memiliki beberapa elemen yang memungkinkan
pengendalian berjalan baik. Elemen-elemen tersebut adalah :
- Sensor atau Detektor yakni suatu alat untuk
mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses.
- Assesor yakni suatu alat untuk menentukan
ketepatan. Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar
yang telah ditetapkan.
- Efektor yakni alat yang digunakan untuk mengubah
sesuatu yang diperoleh dari assessor.
- Jaringan Komunikasi yakni alat yang mengirim
informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.
SIM sebagai suatu sistem yang terbuka tidak dapat
dijamin sebagai suatu system yang bebas kesalahan,kekurangan, dan penyimpangan
umum lainnya. Oleh karena itu, pengendalian harus diterapkan untuk mencegah
atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pengendalian sistem
informasi berguna untuk melindungi dirinya sendiri dapat terus melangsungkan
hidupnya.
b. Jenis
Pengendalian Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian
sistem informasi manajemen dapat dikategorikan menjadi beberapa bagian yaitu :
a.
Pengendalian secara umum (general control)
Merupakan pengendalian diluar aplikasi
system pengolah data. Pengendalian ini dapat dikelompokkan menjadi 6 macam
yaitu pengendalian organisasi, dokumentasi, perangkat keras, keamanan fisik,
keamanan data dan komunikasi data.
b.
Pengendalian Aplikasi (application control)
Pengendalian khusus atau pengendalian
aplikasi (application control) adalah sistem pengendalian inernal komputer yang
berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan(setiap
aplikasi berbeda karakteristik dan kebutuhan pengendalian), pengendalian yang
diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian ini dapat
dikategorikan kedalam 4 kelompok yaitu :
1.
Pengendalian Masukan dan input controls.
Pengendalian ini dirancang untuk
mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data.
Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan
terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
2.
Pengendalian Proses pengolaha data atau proses controls.
Pengendalian ini mencakup mekanisme,
standarisasi, dan lain-lain.
3.
Pengendalian keluaran atau output controls.
Pengendalian keluaran dirancang untuk
memeriksa masukan dan pemrosesan
sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian
keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian
umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan
ketidaksesuaian dan lipstream resubmissio
4.
Pengendalian file atau database(database controls).
c.
Pengendalian Akses Ke Sistem
Pengendalian
Akses Sistem di kelompokan menjadi dua (2) bagian :
1.
Pengendalian Akses Akses Logis
Untuk membatasi akses logis, sebuah
system harus membedakan antara pemakai yang sah dan pemakai yang tidak sah
dengan cara mengecek apa yang dimiliki atau diketahui oleh para pemakai, dimana
para pemakai mengakses system, atau dengan mengenali karakteristik pribadi.
Cara-cara untuk membatasi akses logis
adalah sbb:
1)
Password
2)
Identifikasi pribadi. Misalnya:kartu identitas yang berisi nama, foto,
dll
3)
Identifikasi biometric. Misalnya; sidik jari, pola suara, hasil rekaman
retina, pola dan bentuk wajah, bau
badan, dan pola tandatangan.
4)
Uji Kompatibilitas. Uji kompabilitas harus dilaksanakan untuk menentukan
apakah pemakai tersebut memiliki hak untuk menggunakan komputer tersebut.
2.
Pengendalian akses Fisik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan
computer disebut dengan akses fisik, sedangkan kemampuan untuk memperoleh akses
data perusahaan disebut akses logis. Kedua akses ini harus dibatasi.
Pengamanan akses fisik dapat dicapai
dengan pengendalian sebagai berikut:
1) Penempatan computer dalam ruang
terkunci dan akses hanya diizinkan untuk karyawan yang sah saja.
2) Hanya menyediakan satu atau dua
pintu masuk saja pada ruang computer. Pintu masuk harus senantiasa terkunci dan
secara hati-hati dipantau oleh petugas keamanan dan kalau memungkinkan diawasi
dengan menggunakan kamera pengawas
3) Mensyaratkan identitas karyawan
yang jelas, seperti pemakaian badge untuk dapat lolos melalui pintu akses
4) Mensyaratkan bahwa setiap
pengunjung untuk membubuhkan tanda
tangan ditempat yang telah tersedia setiap akan masuk atau keluar dari lokasi
pengolahan data
5) Penggunaan system alarm untuk
mendeteksi akses tidak sah diluar jam kantor
6) Pembatasan akses ke saluran telepon
pribadi, terminal atau PC yang sah
7) Pemasangan kunci pada PC dan
peralatan computer lainnya
d.
Pengendalian Administrasi
Pengendalian ini bertujuan
mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari
perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan.
D. Proses Pengambilan Keputusan Berbasis SIM
A.
Pengambilan
Keputusan
Pengertian
pengambilan keputusan menurut beberapa ahli, antara lain :
1. G.
R. Terry mengungkapkan
pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria
tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.
2. Sondang
P. Siagian
mendefenisikan pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap hakikat
suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari
alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan
merupakan tindakan yang paling tepat.
Dalam
manajemen, pengambilan keputusan (decision
making) memegang peranan penting karena keputusan yang diambil oleh manajer
merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau
organisasi yang yang ia pimpin. Keputusan manajer sangat penting karena
menyangkut semua aspek. Kesalahan dalam
mengambil keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai
pada kerugian materil. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran
dalam pemecahan masalah untuk memperoleh hasil yang akan dilaksanakan.
Helbert A.
Simon memperkenalkan suatu model kerangka dasar proses pengambilan keputusan,
yaitu :
·
Pemahaman.
Menyelidiki lingkungan kondisi yang
memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk
dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya.
·
Perancangan.
Menemukan, mengembangkan dan
menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung
proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji
apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.
·
Pemilihan.
Memilih arah tindakan tertentu dari
semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
Dari kerangka dasar pengambilan
keputusan diatas maka dapat kita hubungkan dengan sistem informasi manajemen
melalui sebuah model sebagai berikut
Tahapan Proses Pengambilan Keputusan
|
Hubungan dengan Sistem Informasi
Manajemen
|
Pemahaman
|
Proses
penyelidikan mengandung pemeriksaan data. Sistem informasi manajemen harus
memberikan dua cara khusus, yaitu : meneliti semua data, mengajukan
permintaan untuk diuji. Sistem informasi manajemen maupun organisasi harus
menyediakan saluran komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas,
agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas, sehingga masalah tersebut
dapat ditangani.
|
Perancangan
|
Sistem
informasi manajemen harus mengandung model keputusan untuk mengolah data dan
memprakasai pemecahan alternatif serta membantu menganalis alternatif.
|
Pemilihan
|
Sistem
informasi manajemen menjadi efektif apabila hasil perancangan yang disajikan
dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah
dilakukan pemilihan, sistem informasi manajemen berubah menjadi pengumpulan
data untuk umpan balik dan penilaian.
|
Sistem Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan,
yaitu model dari sistem dengan
mana keputusan diambil, dapat tertutup
atau terbuka.
Sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah
dari masukan yang idak diketahui dari
lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a.
Mengetahui
semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing masing.
b.
Memiliki
metode yang memungkinkan dia membuat
urutan kepentingan semua alternatif.
c.
Memilih
alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan/kegunaan.
Sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagian berada
dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan
dipengaruhi oleh ingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian
mempengaruhi lingkungan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan model tertutup, model keputusan terbuka menganggap
bahwa pengambilan keputusan:
a.
Tidak
mengetahui semua alternatif dan semua hasil.
b.
Melakukan
pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.
c.
Mengambil
suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.
Tanggapan
Keputusan
Keputusan
dapat digolongkan sebagai terprogram atau tidak
terprogram berdasarkan kemampuan organisasi atau individu untuk
mengadakan prarencana atas proses pengambilan keputusan.
Keputusan
terprogram adalah
keputusan yang dapat dispesifikasikan sebelumnya s ebagai seperangkat aturan atau prosedur keputusan.
Keputusan tidak terprogram adalah keputusan yang terjadi hanya
satu kali atau berubah setiap saat
diperlukan. keputusan dalam suatu sistem
keputusan terbuka adalah tidak terprogram karena tidak mungkin menspesifikasikan sebelumnya semua
faktor.
Model
Pengambilan Keputusan.
Mengenai klasifikasi model
pengambilan keputusan, ada beberapa model yang bisa digunakan antara lain :
a. Model kuantitatif.
Model kuantitatif (dalam hal ini model matematika) adalah serangkaian
asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang
pasti.
b. Model kualitatif.
Model ini didasarkan pada asumsi-asumsi yang ketepatan nya
agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan dengan pertimbangan
yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya
dibuatkan model.
c. Model probabilitas.
Maksud dari probabilitas disini adalah kemungkinan yang
dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu.
d.Model matriks.
Model ini menyajikan kombinasi antara strategi yang
digunakan dan hasil yang diharapkan.
e. Model pohon keputusan.
Model pohon keputusan merupakan suatu diagram yang cukup
sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang akan
dihadapi kedalam komponen-komponen yang kemudian dibuatkan
alternatif-alternatif pemecahan serta konsekuensi masing-masing.
f. Model simulasi komputer.
Model ini merupakan tiruan dari permasalahan yang
sebenarnya.
B.
Jenis-jenis Pengambilan Keputusan.
Dalam buku Understanding and Managing Organizational
Behavior, M.J. George dan G.R. Jones pada tahun 2008, terdapat dua jenis
pengambilan keputusan yang mendasar, yaitu non-Programmed
Decision Making (pengambilan keputusan tidak diprogram) dan Programmed Decision Making (pengambilan
keputusan diprogram).
a.
Programmed
Decision
Seringkali
situasi yang dihadapi oleh pengambil keputusan dalam sebuah organisasi
merupakan situasi yang sudah pernah terjadi sebelumnya dan muncul kembali
secara berulang-ulang. Untuk menghadapi situasi tersebut, organisasi
menggunakan apa yang disebut Performance
Program, yaitu sebuah prosedur standar dan terstruktur dalam pengambilan
keputusan ketika menghadapi situasi tertentu. Pengambilan keputusan seperti
inilah yang disebut dengan Programmed
Decision. Hal ini memungkinkan pengambil keputusan untuk mengambil
keputusan secara cepat tanpa harus mencari informasi, mempertimbangkan
alternatif dan berbagai hal lainnya yang memakan waktu. Meski demikian, manajer
harus waspada kapan saatnya menyesuaikan Performance
Program karena organisasi harus dapat merespon terhadap lingkungan yang
dinamis dan berubah-ubah. Performance
Program yang efektif dipakai saat ini misalnya, mungkin tidak efektif lagi
untuk dipakai dua tahun mendatang. Contohnya adalah penetapan gaji pegawai,
prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan
sebagainya.
b.
Non-Programmed Decision Making
Pengambilan keputusan yang merespon terhadap sebuah situasi
baru yang belum pernah dihadapi sebelumnya disebut sebagai non-programmed decision making. Pengambilan keputusan tipe ini
mengharuskan pengambil keputusan mencari informasi sebanyak-banyaknya untuk
dapat mengambil keputusan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang ada.
Mengingat lingkungan bisnis masa kini yang terus berubah-ubah dengan cepat dan
penuh dengan ketidakpastian, manajer akan banyak menghadapi non-Programmed Decision. Situasi non-programmed decision tertentu yang
terjadi secara berulang-ulang dapat dikembangkan menjadi Programmed Decision apabila manajer cermat dan mampu membuat
Performance Program yang tepat. Contohnya adalah pengalokasian sumber
daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi
yang modern dan sebagainya.
C. Peran SIM dalam Pengambilan Keputusan
SIM berdasarkan komputer berguna baik dalam sistem tertutup
maupun terbuka. Dalam keputusan model tertutup, komputer bertindak
sebagai sebuah alat penghitung untuk bisa menghitung hasil optimum.
Dalam model terbuka,
komputer bertindak sebagai pembantu bagi
pengambilan keputusan dalam
menghitung, menyimpan, mencari kembali,
menganalisis data dan sebagainya. Perancangan tersebut memungkinkan manusia
pengambil keputusan mengalokasikan tugas
bagi dirinya atau pada komputer. Perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk
keputusan dalam keadaan kepastian, resiko,
dan ketidak pastian menunjukkan perlunya
beberapa model keputusan bagi SIM.
Untuk setiap model, persyaratan datanya berlainan,
penyajiannya juga berbeda, dan masukan keputusan dari manusia pengambil
keputusannya juga tidak sama. Terbatasnya manusia pengambil keputusan dalam
organisasi disamping efisiensi relatif dari pengolahan manusia atas keputusan
berarti bahwa SIM harus memprogram sebanyak mungkin keputusan. Bila keputusan
tidak dapat sepenuhnya diprogram, maka
yang mungkin adalah pemprograman sebagian. Dalam kasus ini aturannya telah ditentukan sebelumnya digunakan sampai batas
tertentu dan kemudian keputusan lanjutannya
diserahkan pada seorang manusia pengambil keputusan.
Informasi merupakan
kebutuhan utama manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi yang
dikumpulkan kepadanya. Tidak disangkal lagi bahwa keberhasilan manajemen sangat
dipengaruhi dan bergantung pada ketepatan informasi yang disajikan dalam bentuk
laporan, dimana laporan tersebut harus memberi manfaat seoptimal mungkin dan
tidak menyesatkan bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Informasi yang tepat,
cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan
pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin kompleks pengelolaan sistem
informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan atau
organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu yang pada akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Manajemen
membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efisien dan efektif.
Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin seluruhnya dapat ditampung oleh
manajemen. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan
manajemen dalam mengelola suatu perusahaan/organisasi. Dengan adanya sistem
informasi yang baik diharapkan ttidak adanya penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi dalam perusahaan/organisasi. Selain itu suatu sistem yang baik juga
akan mendorong produktivitas yang tinggi dan memberikan kontribusi atas
tercapainya tujuan organisasi.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman,
.yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan
keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan
masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses pemilihan.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah
membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta
memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus
membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat
lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini
melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian
kembali data base.
Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk
beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki
pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan
adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu;
data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh
karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik,
model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik
(lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya)
Sesuai dengan
tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang
yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat.
Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang
dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung
jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.
