PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SIM

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Tentang

PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SIM

Oleh:

Charisma Tri Mulya

Nim: 1106449

PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

JURUSAN ILMU SOSIAL POLITIK

FAKULTAS ILMU-ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2013

Dosen Mata Kuliah 

     

H.Aldri Frinaldi, S.H., M.Hum

19700212 199802 1 001

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

SIM mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut. Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan

Setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan dibebankan kepadanya dengan baik. Dalam usaha memecahkan suatu masalah untuk menyelesaikan tugasnya, orang akan membuat banyak keputusan.  Mengambil keputusan akan semakin rumit dengan keterbatasan informasi yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal dari pendukung (support system) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusan.

Dengan itu hadirlah sistem informasi manajemen yang bertujuan antara lain sebagai berikut : memenuhi kebutuhan informasi umum untuk semua manajer dalam suatu organisasi; menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari simulasi model matematika; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan tindak lanjut; menyediakan informasi yang dapat dipergunakan dalam kegiatan operasional dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi setiap orang untuk pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi.

B.     Rumusan Masalah

Permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini adalah bagaimana  pengambilan keputusan bedasarkan  sistem informasi manajemen

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengambilan Keputusan

Pengertian pengambilan keputusan menurut beberapa ahli, antara lain :

1.      G. R. Terry mengungkapkan pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.

2.       Sondang P. Siagian mendefenisikan pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.

Dalam manajemen, pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau organisasi yang yang ia pimpin. Keputusan manajer sangat penting karena menyangkut semua aspek.  Kesalahan dalam mengambil keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai pada kerugian materil. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam pemecahan masalah untuk memperoleh hasil yang akan dilaksanakan.

Helbert A. Simon memperkenalkan suatu model kerangka dasar proses pengambilan keputusan, yaitu :

·         Pemahaman.

Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya.

·         Perancangan.

Menemukan, mengembangkan dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.

·         Pemilihan.

Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.

Dari kerangka dasar pengambilan keputusan diatas maka dapat kita hubungkan dengan sistem informasi manajemen melalui sebuah model sebagai berikut

Tahapan Proses Pengambilan Keputusan	Hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen
Pemahaman	Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data. Sistem informasi manajemen harus memberikan dua cara khusus, yaitu : meneliti semua data, mengajukan permintaan untuk diuji. Sistem informasi manajemen maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas, agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas, sehingga masalah tersebut dapat ditangani.
Perancangan	Sistem informasi manajemen harus mengandung model keputusan untuk mengolah data dan memprakasai pemecahan alternatif serta membantu menganalis alternatif.
Pemilihan	Sistem informasi manajemen menjadi efektif apabila hasil perancangan yang disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, sistem informasi manajemen berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian.

Sistem Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan,  yaitu model dari sistem  dengan mana keputusan diambil,  dapat tertutup atau terbuka. 

Sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang  idak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a.       Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing masing.

b.      Memiliki metode yang memungkinkan  dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c.       Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume  penjualan/kegunaan.

Sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagian berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh ingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan model  tertutup, model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan:

a.       Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.

b.      Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.

c.       Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.

Tanggapan Keputusan

Keputusan dapat digolongkan sebagai terprogram atau tidak  terprogram berdasarkan  kemampuan organisasi atau individu untuk mengadakan prarencana atas proses  pengambilan keputusan. 

Keputusan terprogram adalah keputusan yang dapat dispesifikasikan sebelumnya s ebagai seperangkat aturan atau prosedur keputusan. 

Keputusan tidak terprogram adalah keputusan yang terjadi hanya satu kali atau  berubah setiap saat diperlukan.  keputusan dalam suatu sistem keputusan terbuka adalah tidak terprogram karena tidak  mungkin menspesifikasikan sebelumnya semua faktor.

Model Pengambilan Keputusan.

Mengenai klasifikasi model pengambilan keputusan, ada beberapa model yang bisa digunakan antara lain :

a. Model kuantitatif.

Model kuantitatif (dalam hal ini model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.

b. Model kualitatif.

Model ini didasarkan pada asumsi-asumsi yang ketepatan nya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.

c.  Model probabilitas.

Maksud dari probabilitas disini adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu.

d.Model matriks.

Model ini menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan.

e. Model pohon keputusan.

Model pohon keputusan merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang akan dihadapi kedalam komponen-komponen yang kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan serta konsekuensi masing-masing.

f.   Model simulasi komputer.

Model ini merupakan tiruan dari permasalahan yang sebenarnya.

B.     Jenis-jenis Pengambilan Keputusan.

            Dalam buku Understanding and Managing Organizational Behavior, M.J. George dan G.R. Jones pada tahun 2008, terdapat dua jenis pengambilan keputusan yang mendasar, yaitu non-Programmed Decision Making (pengambilan keputusan tidak diprogram) dan Programmed Decision Making (pengambilan keputusan diprogram).

a.              Programmed Decision

            Seringkali situasi yang dihadapi oleh pengambil keputusan dalam sebuah organisasi merupakan situasi yang sudah pernah terjadi sebelumnya dan muncul kembali secara berulang-ulang. Untuk menghadapi situasi tersebut, organisasi menggunakan apa yang disebut Performance Program, yaitu sebuah prosedur standar dan terstruktur dalam pengambilan keputusan ketika menghadapi situasi tertentu. Pengambilan keputusan seperti inilah yang disebut dengan Programmed Decision. Hal ini memungkinkan pengambil keputusan untuk mengambil keputusan secara cepat tanpa harus mencari informasi, mempertimbangkan alternatif dan berbagai hal lainnya yang memakan waktu. Meski demikian, manajer harus waspada kapan saatnya menyesuaikan Performance Program karena organisasi harus dapat merespon terhadap lingkungan yang dinamis dan berubah-ubah. Performance Program yang efektif dipakai saat ini misalnya, mungkin tidak efektif lagi untuk dipakai dua tahun mendatang. Contohnya adalah penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.

b.             Non-Programmed Decision Making

Pengambilan keputusan yang merespon terhadap sebuah situasi baru yang belum pernah dihadapi sebelumnya disebut sebagai non-programmed decision making. Pengambilan keputusan tipe ini mengharuskan pengambil keputusan mencari informasi sebanyak-banyaknya untuk dapat mengambil keputusan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang ada. Mengingat lingkungan bisnis masa kini yang terus berubah-ubah dengan cepat dan penuh dengan ketidakpastian, manajer akan banyak menghadapi non-Programmed Decision. Situasi non-programmed decision tertentu yang terjadi secara berulang-ulang dapat dikembangkan menjadi Programmed Decision apabila manajer cermat dan mampu membuat Performance Program yang tepat. Contohnya adalah pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang modern dan sebagainya.

C.    Peran SIM dalam Pengambilan Keputusan

SIM berdasarkan komputer berguna baik dalam sistem tertutup maupun terbuka.   Dalam  keputusan model tertutup, komputer bertindak sebagai sebuah alat penghitung untuk bisa menghitung hasil optimum. 

Dalam  model terbuka, komputer bertindak sebagai  pembantu bagi pengambilan  keputusan dalam menghitung,  menyimpan, mencari kembali, menganalisis data dan sebagainya. Perancangan tersebut memungkinkan manusia pengambil keputusan  mengalokasikan tugas bagi dirinya atau pada komputer. Perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk keputusan dalam keadaan kepastian,  resiko, dan ketidak pastian menunjukkan  perlunya beberapa model keputusan bagi SIM.

Untuk setiap model, persyaratan datanya berlainan, penyajiannya juga berbeda, dan masukan keputusan dari manusia pengambil keputusannya juga tidak sama. Terbatasnya manusia pengambil keputusan dalam organisasi disamping efisiensi relatif dari pengolahan manusia atas keputusan berarti bahwa SIM harus memprogram sebanyak mungkin keputusan. Bila keputusan tidak dapat sepenuhnya diprogram,  maka yang mungkin adalah pemprograman sebagian. Dalam kasus ini aturannya telah  ditentukan sebelumnya digunakan sampai batas tertentu dan kemudian keputusan  lanjutannya diserahkan pada seorang manusia pengambil keputusan.

Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi yang dikumpulkan kepadanya. Tidak disangkal lagi bahwa keberhasilan manajemen sangat dipengaruhi dan bergantung pada ketepatan informasi yang disajikan dalam bentuk laporan, dimana laporan tersebut harus memberi manfaat seoptimal mungkin dan tidak menyesatkan bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin kompleks pengelolaan sistem informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan atau organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Manajemen membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efisien dan efektif. Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin seluruhnya dapat ditampung oleh manajemen. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelola suatu perusahaan/organisasi. Dengan adanya sistem informasi yang baik diharapkan ttidak adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan/organisasi. Selain itu suatu sistem yang baik juga akan mendorong produktivitas yang tinggi dan memberikan kontribusi atas tercapainya tujuan organisasi.

Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, .yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses pemilihan.

Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.

Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya)

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan  akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Pengambilan keputusan merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah mengambil keputusan dapat berakibat pada organisasi yang dapat dirasakan langsung dan mempengaruhi pengambilan keputusan dimasa datang. Pengambilan keputusan merupakan proses identifikasi berbagai alternatif solusi terhadap permasalahan organisasi.

Sistem informasi manajemen menyediakan informasi setiap orang untuk pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi.

Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit/satuan/departemen yang ada dalam suatu organisasi, semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Apabila hal itu terjadi, maka akan menimbulkan kesulitan dalam pengambilan keputusan. Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan  akurat.

Jadi Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.

SUMBER :

Ibnu Syamsi, Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta,2000.

Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2011.